Gérez vos vacataires et intervenants externes sans perdre le fil
Enseignants vacataires, intervenants professionnels, contractuels, planning des cours, suivi des heures assurées, contrats et rémunération — une plateforme pour que la direction des études garde le contrôle, sans tableurs.
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Mis à jour le mai 2026 · Par Joseph
Conçu spécifiquement pour vos contraintes terrain
- Zéro contrat perdu — génération automatique, envoi pour signature électronique, relance si non signé, archivage légal — chaque intervenant a son contrat valide avant de commencer
- Contrôle des plafonds de vacation — eBrigade vous alerte avant qu'un vacataire dépasse son plafond réglementaire d'heures, évitant la requalification en CDI ou les problèmes avec l'URSSAF
- Planning sans conflit — détection automatique des chevauchements, intervenant déjà affecté sur le même créneau, salle réservée — plus de double réservation ni d'intervenant convoqué deux fois
- Visibilité des intervenants sur leur planning — chaque intervenant consulte son planning, ses heures contractualisées vs réalisées et ses documents depuis son espace personnel, sans solliciter l'administration
- Remontée d'activité pour la paie simplifiée — en fin de mois, les exports pour la paie sont prêts en quelques clics, avec le détail par intervenant, par module et par type de cours
- Base de données intervenants réutilisable chaque année — les dossiers des intervenants sont conservés d'une année sur l'autre, le renouvellement de collaboration ne prend que quelques minutes au lieu de tout refaire
Dossiers vacataires et intervenants
CV, spécialités, qualifications académiques, coordonnées bancaires, documents RH, historique des interventions — tout le dossier de chaque intervenant en un endroit.
Planning des cours
Affectation des intervenants aux modules, salles, amphi et créneaux — prévention des conflits, vue par intervenant ou par formation, synchronisation avec le calendrier académique.
Suivi des heures assurées
Comptabilisation automatique des heures effectuées vs contractualisées, alertes sur les écarts, exports pour la paie, conformité avec les règles sur les plafonds de vacation.
Contrats et lettres de mission
Génération automatique des contrats de vacation et lettres de mission à partir des informations de l'intervenant et du module. Signature électronique, archivage sécurisé.
Voir le module →Rémunération et notes de frais
Calcul automatique des rémunérations selon le barème, gestion des notes de frais de déplacement, exports pour la trésorerie et les services RH de l'établissement.
Voir le module →Tableaux de bord direction des études
Taux de couverture des modules, modules sans intervenant confirmé, alertes sur les plafonds réglementaires, bilan d'activité par département.
“Gérer 350 intervenants vacataires pour 120 formations différentes était un cauchemar administratif. Chaque rentrée, nous passions des semaines à collecter les contrats, vérifier les disponibilités et faire les plannings. Avec eBrigade, nos coordinateurs pédagogiques consacrent désormais 3 fois moins de temps à l'administratif et peuvent se concentrer sur la qualité des formations.”
Anna B.
Responsable des intervenants vacataires
Vous vous demandez peut-être…
Comment gérer la différence de statut entre vacataires, contractuels et permanents sur eBrigade ?
eBrigade gère plusieurs types de statuts d'intervenants avec des règles différentes : les vacataires ont un plafond d'heures, les contractuels un volume horaire contractuel, les permanents une quotité de service. Chaque profil a ses propres règles de suivi et ses propres exports pour la paie ou les ressources humaines.
eBrigade est-il compatible avec les contraintes des universités publiques (règles de vacation du public) ?
Oui. eBrigade intègre les règles spécifiques aux établissements publics d'enseignement supérieur : plafonds de vacation (96h EqTD par an), différence entre les types de cours (CM, TD, TP), barèmes de rémunération indicatifs. Les exports sont compatibles avec les logiciels de paie des établissements publics.
Comment un intervenant extérieur peut-il signaler un empêchement de dernière minute ?
L'intervenant notifie directement depuis son application mobile ou son espace web. La direction des études est immédiatement alertée, et eBrigade propose la liste des intervenants disponibles et compétents pour ce module qui pourraient assurer le remplacement. L'étudiant est informé de la modification via notification.
Peut-on gérer les intervenants professionnels qui viennent ponctuellement donner un seul cours dans l'année ?
Oui, c'est même l'un des profils les plus courants. Un intervenant professionnel invité peut être ajouté en quelques minutes, son contrat généré automatiquement pour sa seule intervention, et ses notes de frais gérées sans qu'il ait besoin d'un dossier administratif complet. La simplicité pour les intervenants ponctuels est souvent ce qui est le plus apprécié.
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