La signature électronique intégrée, sur chaque document qui le réclame
Émargez les présences au doigt sur tablette, faites signer feuilles d'heures, absences et notes de frais, et envoyez un contrat à signer à distance par simple lien — sans logiciel tiers ni compte à créer pour le destinataire. Chaque signature est horodatée, peut être confirmée par un code SMS envoyé sur le téléphone du signataire, et le contrat externe conserve une preuve avec date, heure et adresse IP.
Signature électronique intégrée à eBrigade : émargement tactile des présences, validation signée des feuilles d'heures, absences et notes de frais, et contrats signés à distance par lien public sans création de compte. Vérification par code SMS et preuve horodatée à l'appui.
Pourquoi une signature électronique intégrée ?
Faire signer un document, c'est encore trop souvent imprimer une feuille de présence, la faire circuler, scanner les émargements, puis ranger le papier en espérant le retrouver. Pour un contrat ou une convention, on ressort un outil de signature externe, on jongle avec un second abonnement et on demande au destinataire de créer un compte. Résultat : des signatures manquantes, aucune preuve solide de qui a signé quoi et quand, et des feuilles d'heures ou des notes de frais validées sans trace formelle de l'accord du membre.
Ce que change la signature électronique dans eBrigade
La signature devient une brique transverse présente là où elle est utile, sans changer d'outil. Sur le terrain, les participants à une activité émargent au doigt sur tablette, créneau par créneau, et le statut signé s'affiche en temps réel. Dans les dossiers, le membre appose sa signature de profil enregistrée — ou en dépose une nouvelle — sur sa feuille d'heures, son absence ou sa note de frais, chaque apposition étant horodatée et attribuée à son auteur. À distance, vous envoyez un contrat par e-mail : le destinataire l'ouvre via un lien sécurisé, le lit, coche son accord et signe sans compte, et eBrigade enregistre une preuve datée avec son adresse IP. Quand vous l'exigez, un code SMS envoyé sur le téléphone enregistré du signataire vient confirmer son identité avant la signature.
Ce que vous pouvez faire avec Signature électronique
Sur la page d'émargement d'une activité, chaque participant signe au doigt, partie par partie (jusqu'aux différents créneaux horaires de l'événement). La signature est enregistrée comme image horodatée (SIGNED_AT) et le statut signé / non signé s'affiche en temps réel par participant et par créneau.
Chaque membre dispose d'une signature enregistrée sur son profil. Sur une feuille d'heures, une absence ou une note de frais, il l'appose en un clic via l'action « lier » — sans la redessiner — ou dépose un nouveau fichier image via l'action « déposer ». Chaque apposition est datée et attribuée à son auteur (HV_SIGNED_BY, I_SIGNED_BY, NF_SIGNED_BY).
Quand elle est exigée par la configuration, la signature est précédée d'un code à six chiffres envoyé par SMS sur le numéro enregistré du signataire, valable dix minutes. Les codes précédents sont invalidés à chaque nouvel envoi, le renvoi est soumis à un délai d'attente, et le numéro de téléphone est masqué à l'écran.
Un contrat ou une convention s'envoie par e-mail via un lien tokenisé unique (jeton aléatoire de 64 caractères). Le destinataire le signe sans créer de compte eBrigade : il lit le document, accepte les termes et signe. Une date d'expiration facultative ferme automatiquement le lien à l'échéance.
À la signature d'un contrat externe, eBrigade enregistre la date et l'heure exactes, l'adresse IP du signataire (détection compatible proxy et Cloudflare) et son navigateur, puis affiche une preuve reprenant l'objet du document, l'horodatage, l'IP et une référence. Un document déjà signé ou expiré ne peut plus l'être à nouveau.
Un tableau de bord d'administration liste les documents envoyés avec leur statut — en attente, signé ou expiré — leur destinataire et leur date d'expiration. Vous renvoyez d'un clic un e-mail de rappel à un destinataire qui n'a pas encore signé, et vous récupérez à tout moment le lien de signature.
Comment ça marche
Selon le document, la signature s'appose différemment : les participants émargent au doigt sur l'écran tactile depuis la page d'émargement de l'activité ; pour une feuille d'heures, une absence ou une note de frais, le membre réutilise en un clic la signature enregistrée sur son profil ou en dépose une nouvelle (PNG, JPG ou GIF).
Si la vérification SMS est activée dans la configuration, eBrigade envoie un code à six chiffres sur le numéro enregistré du signataire, valable dix minutes. Le membre le saisit avant de signer ; le renvoi du code est limité dans le temps pour éviter les abus, et le numéro est masqué à l'écran.
Depuis l'espace d'administration de la signature, vous saisissez le destinataire, l'objet, le contenu du document et une date d'expiration facultative. eBrigade génère un lien unique et l'envoie par e-mail ; un bouton permet de relancer un destinataire qui n'a pas encore signé.
Le signataire ouvre le lien, lit le document, coche la case d'acceptation reconnaissant la valeur de la signature électronique, renseigne son nom si besoin et signe. eBrigade affiche aussitôt une preuve de signature — objet, date et heure, adresse IP et référence du document.
Les présences signées s'affichent en temps réel sur la page d'émargement, et chaque feuille d'heures, absence ou note de frais conserve sa date de signature et l'auteur de l'apposition. Côté contrats, le tableau de bord liste les documents avec leur statut — en attente, signé ou expiré — et leur date d'expiration.
Où ce module devient vraiment utile
SDIS & sapeurs-pompiers : émargement tactile des présences créneau par créneau sur la tablette du chef d'agrès, avec affichage en temps réel de qui a déjà signé sa garde.
Associations employeuses & structures mixtes : feuilles d'heures hebdomadaires ou mensuelles signées par le membre — signature de profil réutilisée en un clic ou nouvelle signature déposée — avant transmission à la paie.
Services RH : absences et arrêts validés avec signature horodatée du demandeur, qui matérialise son accord sans circuit papier parallèle.
Trésoriers & comptables : notes de frais signées par le membre avant remboursement, la signature s'ajoutant au justificatif et au circuit de validation existant.
Centres de formation & prestataires : conventions, règlements intérieurs ou contrats envoyés à signer à distance par lien e-mail, sans que le signataire ait à créer un compte eBrigade.
Structures soucieuses de la preuve : signature confirmée par code SMS sur le téléphone du signataire, et contrat externe conservant date, heure et adresse IP de signature.
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Questions fréquentes
La signature électronique est-elle un module en option facturé à part ?
Non. La signature est une capacité transverse intégrée à eBrigade : elle s'applique directement aux présences, aux feuilles d'heures, aux absences, aux notes de frais et aux contrats sans abonnement à un service de signature externe. Vous n'avez donc pas de second outil ni de licence supplémentaire à gérer.
Le destinataire d'un contrat doit-il créer un compte eBrigade pour signer ?
Non. Le contrat s'ouvre via un lien public sécurisé envoyé par e-mail : le destinataire lit le document, accepte les termes et signe directement dans son navigateur, sans aucun compte. Le lien est unique et peut être assorti d'une date d'expiration au-delà de laquelle il n'est plus utilisable.
Quelle preuve conserve-t-on qu'une signature a bien eu lieu ?
Pour un contrat signé à distance, eBrigade enregistre la date et l'heure de signature, l'adresse IP du signataire et son navigateur, et affiche une preuve reprenant l'objet du document, l'horodatage, l'IP et une référence. Pour les présences, feuilles d'heures, absences et notes de frais, la signature est horodatée et rattachée à l'auteur de l'apposition. Un document signé ou expiré ne peut plus être signé une seconde fois.
Peut-on exiger une vérification de l'identité avant de signer ?
Oui. Lorsque la vérification SMS est activée dans la configuration, le signataire reçoit un code à six chiffres sur le numéro de téléphone enregistré sur son profil, valable dix minutes, qu'il doit saisir avant de signer. Le renvoi du code est limité dans le temps pour éviter les envois abusifs.
Comment un membre signe-t-il sans avoir à redessiner sa signature à chaque fois ?
Chaque membre enregistre une signature sur son profil. Sur une feuille d'heures, une absence ou une note de frais, l'action « lier » réutilise cette signature en un clic. S'il préfère, il peut déposer une nouvelle image de signature (PNG, JPG ou GIF) pour ce document précis.
L'émargement des présences fonctionne-t-il sur tablette en bord de terrain ?
Oui. La page d'émargement est pensée pour un écran tactile : chaque participant signe au doigt, créneau par créneau, et l'écran affiche en temps réel qui a déjà signé. C'est l'usage type pour faire émarger une garde ou un dispositif depuis une tablette posée à l'accueil ou au PC.