Tous vos documents officiels, générés en un clic à partir de vos données
Conventions, ordres de mission, convocations, attestations, reçus, factures, badges et diplômes : eBrigade les produit en PDF à votre en-tête, en masse, à partir des informations déjà saisies. Plus de copier-coller, plus de modèles Word éparpillés, plus de fautes recopiées d'un document à l'autre.
Usine à documents d'eBrigade : un moteur de publipostage WYSIWYG qui génère en masse conventions, ordres de mission, convocations, attestations et reçus à partir de vos données, une GED arborescente versionnée pour tout classer, et un studio canvas pour produire badges, cartes et diplômes à QR code vérifiable.
La paperasse vous mange vos soirées
Avant chaque activité, c'est le même rituel : rouvrir un vieux modèle Word, recopier à la main le nom de chaque participant, la date, le lieu, le montant, ressaisir l'adresse de l'organisation, refaire la mise en page, exporter en PDF un par un. Une convention par client, une convocation par membre, une attestation par stagiaire. Les fichiers finissent dispersés sur un disque partagé sans logique de classement, on ne sait plus quelle version est la bonne, et la moindre faute de frappe se propage sur des dizaines de documents avant qu'on la remarque.
Un modèle, mille documents conformes
Vous composez chaque modèle une seule fois dans un éditeur visuel, en y déposant des variables (nom, organisation, SIRET, montant, date, période, liste des participants…). Ensuite, eBrigade fusionne automatiquement vos données réelles et génère le PDF — pour une personne ou pour tout un groupe d'un coup, à votre logo et avec votre signature scannée. Les documents produits se classent dans une GED arborescente, se partagent par un lien sécurisé qui expire, et les badges, cartes et diplômes sortent prêts à imprimer avec leur QR code vérifiable en ligne.
Ce que vous pouvez faire avec Documents
L'éditeur WYSIWYG (TinyMCE) accepte un large jeu de variables — nom, prénom, civilité, organisation, SIRET, adresse, date, période, montant, numéro de convention, listes de participants, de formateurs, de véhicules… Vous les déposez dans le texte et eBrigade les remplace par les valeurs réelles de l'activité, du membre ou du client au moment de la génération.
Un même moteur produit conventions et conventions de formation, ordres de mission, convocations individuelles et collectives, attestations de formation, procès-verbaux, reçus d'adhésion, reçus fiscaux, fiches de présence et d'évaluation, factures individuelles et contrats — chacun avec sa structure propre.
Pour une convocation ou une attestation, eBrigade boucle sur tous les participants d'une activité et génère un PDF nominatif pour chacun en une seule opération, plutôt qu'un document à reprendre membre par membre.
Chaque document porte votre logo, la signature scannée du responsable et, lorsque c'est pertinent, un QR code (signature d'émargement, vérification). L'orientation, l'en-tête, le pied de page et la numérotation se règlent par modèle, et deux moteurs PDF sont disponibles (rendu classique ou rendu HTML/CSS fidèle à l'éditeur).
Tous vos documents se classent dans des dossiers et sous-dossiers récursifs. L'accès se restreint document par document (cadenas), une corbeille protège des suppressions, et chaque fichier se partage par un lien public tokenisé doté d'une date d'expiration — au-delà, le lien se ferme automatiquement.
Un module canvas dédié génère badges et cartes au format carte de crédit ou A6, recto/verso, avec photo du membre et QR code, ainsi que des diplômes personnalisés dont le QR renvoie vers une page de vérification en ligne — le tout en PDF prêt à imprimer en lot.
Comment ça marche
Dans l'éditeur WYSIWYG, vous mettez en page votre document (orientation portrait ou paysage, en-tête, pied de page, numérotation) et vous insérez des variables de fusion là où vos données doivent apparaître.
Vous sélectionnez l'activité, le client, la session ou la liste de membres concernés. eBrigade va chercher les valeurs correspondantes dans la base — coordonnées, dates, montants, liste des participants — sans aucune ressaisie.
eBrigade fusionne les données et produit le PDF à votre logo et signature. Pour les convocations ou attestations individuelles, un document distinct est créé pour chaque participant en une seule opération.
Vous téléchargez, vous envoyez par e-mail en pièce jointe, ou vous partagez par un lien public qui expire. Les documents se rangent dans la GED, classés en dossiers et sous-dossiers.
Où ce module devient vraiment utile
Centres de formation : édition automatique des conventions de formation, attestations de fin de stage, feuilles d'émargement et fiches d'évaluation pour toute une promotion en une seule génération.
Associations & clubs : reçus d'adhésion et reçus fiscaux personnalisés, envoyés en pièce jointe par e-mail au donateur ou à l'adhérent dès la saisie.
Sapeurs-pompiers & sécurité civile : ordres de mission, convocations individuelles et collectives, procès-verbaux et fiches de présence générés par activité, à l'en-tête du centre.
Sécurité privée & événementiel : badges et cartes d'accès au format carte de crédit ou A6, recto/verso avec photo et QR, imprimés en lot pour tous les agents d'une mission.
Prestataires & CRM : conventions et factures individuelles produites depuis le devis client, avec coordonnées, SIRET et montants repris automatiquement.
Toutes structures : centralisation de tous les documents officiels dans une GED arborescente versionnée, avec accès restreint document par document.
Pages secteur à explorer ensuite
Questions fréquentes
Le module Documents est-il inclus dans eBrigade ?
Oui. La génération de documents et la GED font partie des fonctionnalités incluses d'eBrigade : vous composez vos modèles et produisez vos PDF sans option payante supplémentaire. Le moteur s'appuie sur les données déjà présentes dans la plateforme — plus vous utilisez les autres modules, plus vos documents se remplissent automatiquement.
Faut-il savoir coder ou maîtriser un traitement de texte avancé ?
Non. Vous travaillez dans un éditeur visuel de type traitement de texte. Pour insérer une donnée dynamique, vous déposez une variable (par exemple le nom du participant ou le montant) à l'endroit voulu ; eBrigade s'occupe de la remplacer par la bonne valeur à la génération.
Quels types de documents puis-je produire concrètement ?
Conventions et conventions de formation, ordres de mission, convocations individuelles et collectives, attestations de formation, procès-verbaux, reçus d'adhésion et reçus fiscaux, fiches de présence et d'évaluation, factures individuelles, contrats — ainsi que des badges, cartes d'accès et diplômes via le studio canvas.
Puis-je générer un document pour tout un groupe d'un coup ?
Oui. Pour les convocations ou attestations nominatives, eBrigade parcourt l'ensemble des participants d'une activité et génère un PDF distinct par personne en une seule opération, avec les bonnes informations sur chaque exemplaire.
Comment partager un document sans donner accès à eBrigade ?
Chaque document de la GED peut être partagé par un lien public tokenisé. Vous fixez une date d'expiration : le destinataire ouvre le fichier via ce lien sans créer de compte, et au-delà de l'échéance le lien se ferme automatiquement. Vous pouvez le régénérer à tout moment.
Et la signature électronique des documents ?
La génération et le classement des documents relèvent de ce module. La signature électronique (émargement tactile, validation signée, contrats signés à distance par lien public avec preuve horodatée) est couverte par le module Signature, qui s'articule naturellement avec les documents que vous produisez ici.